Si l’organisation d’un événement sportif est avantageuse à plusieurs niveaux pour les entreprises et les associations, elle n’est pas toujours un exercice facile. Cela est d’autant plus vrai si vous n’avez que très peu ou aucune expérience dans ce domaine. Cette opération nécessite bien entendu une préparation en amont aussi infaillible que rigoureuse, à tout point de vue et jusque dans les moindres détails. Elle demande de surcroît de l’énergie et du temps. Par conséquent, veillez à ne surtout pas omettre les détails suivants lors de la planification d’une manifestation sportive.
Fournissez des collations et des boissons aux athlètes et aux spectateurs
Lors d’un événement sportif, les athlètes comme les spectateurs ont besoin de bien s’hydrater et de se nourrir. Il est de ce fait crucial de leur fournir des boissons ainsi que des collations adaptées le moment venu. Celles-ci doivent être saines, tout en étant nutritives. Par ailleurs, celles qui se dédient aux sportifs participants doivent répondre à leurs besoins. Prenez donc tout votre temps pour réfléchir à ces détails durant l’organisation de la manifestation.
Veuillez par la même occasion choisir minutieusement les récipients qui contiendront vos boissons et vos collations. En l’occurrence, les gobelets réutilisables représentent un choix judicieux. Leur principal atout tient à leur côté éco-friendly, ils s’insèrent donc dans une démarche éthique et zéro déchet.
Leur utilisation permet par conséquent de minimiser le recours à des contenants plastiques à usage unique. Vous pouvez alors en profiter pour marquer des points en prônant des valeurs éco-responsables. Auprès d’un spécialiste des goodies, vous trouverez une large gamme de gobelets personnalisés et réutilisables, pouvant répondre à vos besoins. Ces récipients sont également très pratiques au quotidien.
Leur destinataire pourra les utiliser après l’événement et les amener partout. Puisque vous les personnaliserez avec votre logo, vos couleurs et autres éléments distinctifs, ils permettent à votre marque de s’immiscer dans le quotidien de l’utilisateur et de voyager partout. Les gobelets réutilisables ont aussi l’avantage d’être économiques et leur coût peut se rentabiliser rapidement.
Attribuez des tâches aux bénévoles
Les bénévoles constituent une force essentielle qui peut contribuer activement à la réussite de votre événement sportif. Ils peuvent vous apporter tout leur soutien avant, durant et après la manifestation. Avant de constituer votre équipe de volontaires, renseignez-vous amplement sur les lois relatives aux activités de bénévolat.
Prenez le temps de repérer et de lister les tâches que vous souhaitez attribuer à ces derniers. Déterminez par la même occasion les compétences ainsi que les qualités requises pour leur accomplissement. Il est ensuite question de transformer l’ensemble de vos besoins en responsabilités et rôles.
L’étape suivante consiste en la rédaction d’une fiche descriptive pour chacun des postes auxquels les bénévoles seront affectés. Il convient d’y inclure un certain nombre d’informations, dont :
- le titre du poste,
- les tâches et responsabilités,
- les qualifications, compétences ou connaissances exigées,
- le lieu où se tiendra l’activité de volontariat,
- la durée et la fréquence du bénévolat.
N’oubliez pas d’indiquer tout ce qui pourrait encourager les potentiels volontaires à rejoindre votre aventure. Autrement dit, vous devez enrichir votre description avec l’ensemble des avantages auxquels ils peuvent prétendre. Il est aussi conseillé de préciser vos valeurs et de partager aussi bien votre engagement que votre enthousiasme. Notez que plus votre offre est précise, détaillée et personnalisée, mieux c’est. Elle aide les bénévoles à mieux se projeter. Chaque personne qui y postule sait à quoi s’attendre réellement.
Une fois les descriptions de poste prêtes, vous pouvez déployer votre campagne de recrutement. Pensez à exploiter une multitude de supports pour mettre toutes les chances de votre côté. Après, il ne vous reste plus qu’à sélectionner les candidats à fort potentiel, programmer, puis lancer les entretiens. Vous devrez enfin former et accompagner les volontaires retenus.
Sécurisez votre événement
Lorsque vous organisez un événement sportif, la question de la sécurité revêt une importance capitale. Vous êtes contraint d’assurer la sécurité de toutes les personnes qui y participent. Comme l’exige la loi en vigueur, vous êtes tenu de mettre en place des DPS (dispositifs prévisionnels de secours) si votre manifestation réunit plus de 1 500 personnes.
Cette obligation peut toutefois s’appliquer pour les événements de faible envergure, mais dont le niveau de risques constaté par les autorités est élevé. Même si vous n’êtes pas concerné, il en va tout de même de votre intérêt de prévoir une équipe de secours compétente et formée.
Par ailleurs, il convient idéalement de faire intervenir une équipe d’agents de sécurité expérimentés qui se chargeront de sécuriser l’événement à plusieurs niveaux. Leur intervention va notamment du contrôle des entrées à la surveillance, en passant par l’orientation des visiteurs et la gestion des flux de personnes. Nous pouvons y ajouter la sécurité incendie. Vous devez ensuite prévoir un plan de secours en cas d’imprévus ou d’aléas climatiques.
